Comunicarse efectivamente en el entorno laboral, primer paso para la excelencia
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Los grandes activos de las empresas son los conocimientos que poseen sus empleados, el número y la calidad de sus relaciones. En la actividad laboral, de acuerdo con las investigaciones, el 80% de los empleados que fallan lo hace porque no sabe relacionarse con sus compañeros. Gracias a la comunicación, los individuos que integran la organización logran entender su papel dentro de ella, y así ofrecen mejores resultados respecto a su actividad.
Comunicarse efectivamente es un requisito básico para obtener la respuesta deseada de nuestro oyente. Muchos de los fracasos profesionales en nuestra relación con los demás tiene su origen en una mala trasmisión del mensaje que queremos comunicar. Mejorar la comunicación es el primer paso hacia la excelencia, algo cada día más demandado.
Sea cual sea la profesión y ocupación que desarrollemos, todos tenemos un punto en común: la necesidad de comunicación con los demás, ya sea con clientes, proveedores, usuarios o compañeros. Ignorar la importancia de la comunicación en el entorno laboral nos llevará a cometer errores, fallos, retrasos, esperas, disculpas, pretextos, mala atención al cliente, problemas o conflictos con compañeros, jefes o subordinados.
Sin embargo, el hecho de poseer excelentes dotes comunicativas en círculos sociales no garantiza la afectividad en entornos laborales o de negocios. La habilidad de comunicarse correctamente radica en saber qué hacer en cada situación: saber qué quiero decir, qué mensaje quiero transmitir, a quien se lo quiero transmitir y cuál es el mejor momento para hacerlo.
Tips para una comunicación efectiva en el entorno laboral
- Claridad. La comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla deben de ser accesibles para quien va dirigida. Los mensajes deben ser transmitidos con claridad, especificidad y coherencia. La información ha de ha de ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, puesto que el exceso de información puede ocasionar ineficiencia.
- Conocimiento de la audiencia. Una vez que conoces la audiencia, asegúrate de que tu mensaje conecta con sus necesidades y usa el lenguaje adaptado a la persona o personas a las que te diriges. En el caso de nuestros compañeros de trabajo es también muy importante conocer la tarea de los demás, de esta forma tendremos una mejor visión sobre como enfrentarnos a nuestros compañeros y evitar hacer peticiones que no se deben hacer.
- Ponerse en los zapatos de la otra persona. Muestra empatía con la persona que habla. Conocer por qué tu interlocutor se comunica o comporta de cierta manera. Pregúntate a ti mismo ¿Cómo me sentiría si estuviera en sus zapatos? El identificarse con la otra persona ayuda a superar obstáculos que puedan surgir en la comunicación.
- Escucha y haz preguntas. Una de las facetas de la comunicación más descuidada es la escucha. La escucha efectiva ayuda a conocer más sobre tu audiencia, como plantear tu mensaje y como responder al suyo. Intenta no interrumpir ni intentar controlar la conversación, permite la retroalimentación y diversidad de opiniones.
- No cambiar el tema de improvisto.
- Mirar a la persona que está hablando y a la que nos dirigimos.
- Utilizar las tres palabras mágicas. ¿Cuáles son estas palabras? Por favor, gracias y perdón. Su uso siempre hace más fácil la comunicación y mejora nuestra relación en el entorno laboral.
- Prepara tu argumentación. En el momento de comunicar busca argumentos de peso, ejercita la creatividad y prepara discursos coherentes y sólido. Lo esencial para lograrlo es confiar un uno mismo, transmitir seguridad y crear un ambiente ideal para exponer tus propuestas.
- Buscar el momento oportuno para comunicar. Un mal momento puede echar a perder toda nuestra planificación y remontar la situación será mucho más complicado que simplemente esperar el momento propicio.
- No te dejes intimidar. La posible agresividad de tu interlocutor no te debe intimidar. Hay que saber diferenciar entre discutir algún tema y pelear. Si notamos que la situación se pone tensa e incluso agresiva, lo mejor es marcar distancia, espera a que llegue la calma y entonces volver a plantear la situación.
- No envíes notas, e-mail, etc. cuando estés enfadado. En situaciones de enfado hablar cara a cara es importante, ya que puede evitar malos entendidos con el mensaje. Contar hasta diez, respirar hondo y prepara los argumentos siempre es una gran ayuda. Además, de esta manera, podemos medir mejor las palabras y evitar enfrentamientos.
- Evitar defenderse con excusas cuando algo va mal. Si te equivocas es imprescindible admitirlo y pedir disculpas. Busca una solución para repararlo, es decir actuar frente a perder el tiempo dando excusas o culpando a otras personas.
- Mantener una buena imagen. Siempre ha de mantenerse una buena imagen no solo en el aspecto estético, también en el hecho de cuidar algunos detalles en la relación con los demás. Ser agradable, simpático y colaborador, pero sin exagerar, puesto que puede dar sensación de falsedad.
- Que tu comunicación verbal y no verbal sean coherentes. Tu cuerpo, tu expresión corporal ha de reforzar tu mensaje, no contradecirlo.
- Juzga solo el contenido no a los interlocutores.
