¿Eres eficaz cuando te comunicas por correo electrónico?

Parece que existe unanimidad respecto a la importancia de las habilidades de comunicación tanto en el ámbito profesional como en el personal. Sin embargo, posiblemente no seamos conscientes de la importancia que, en los últimos tiempos, ha adquirido un tipo de comunicación que utilizamos a diario y a la que, en muchas ocasiones, no le prestamos la debida atención: la comunicación escrita.

Como dicen algunos, nunca nadie pensó en la vuelta de la comunicación epistolar, al más puro estilo Jane Eyre y, sin embargo, prácticamente cada día, remitimos varios emails (algunos, cientos), whatsApps, posts en redes sociales… Algunos estudios señalan que, en muchas empresas, las personas dedican más del 50% del tiempo a la escritura de documentos, mails, presentaciones, etc.

Como dice Oscar Wilde, “no existen más que dos reglas para escribir: tener algo que decir y decirlo bien” y, para ello, debemos trabajar las habilidades de comunicación asociadas a esta forma específica.

Aunque la comunicación escrita presenta muchos puntos en común con otros tipos de comunicación (como todo lo referido al objetivo, el conocimiento del interlocutor, la estructura de determinados contenidos, el lenguaje a utilizar, etc.) posee también algunos elementos diferenciales que aumentan a medida que vamos centrándonos en cada una de sus subtipologías. Por ello, nos fijaremos en una de ellas: la comunicación escrita a través del correo electrónico en el ámbito profesional.

El asunto y el remitente

Aunque pueda parecer que son dos temas que no tienen gran trascendencia (pues el meollo del citado asunto está en el contenido), son realmente esenciales ya que son el motivo por el que alguien decide abrir y leer (u ojear) un email. Por este motivo no debes olvidar algunas de estas cuestiones:

• No utilices direcciones de correo electrónico poco profesionales, pues nadie te tomará en serio. Aunque te parezca divertido o tenga que ver con tu esencia o personalidad, direcciones como “soymuylisto@… pueden hacer que no se preste al contenido la adecuada atención o, incluso, que sea rechazado. Recuerda que estamos hablando de correos en el ámbito profesional.

Lo ideal es utilizar un correo que incluya tu nombre y/o apellidos o las modificaciones correspondientes de éste en caso de que sean necesarias (pensemos en apellidos y nombres comunes y coincidentes en una empresa, por ejemplo).

• El asunto debe ser corto y preciso. Existen múltiples publicaciones acerca de cómo hacer que éste sea además atractivo, para el caso de correos publicitarios o comerciales, pero en caso de que sea una comunicación no incluida en estos apartados, lo importante es que se indique con claridad cuál es el tema sobre el que versa el contenido del correo.

Si es posible, incluye una palabra clave que haga que el contenido sea fácil de recordar y, aún más, que sea fácil de buscar en la bandeja de entrada u otras, ya que muchos de nosotros utilizamos el correo a modo de archivo.

En cuanto al contenido, son muchas las cuestiones a tener en cuenta en función del objetivo del email (venta, petición, primer contacto, coordinación, seguimiento,…) pero sirvan como indicaciones generales algunos aspectos como:

• Incluir el saludo y la despedida adecuados y con ello nos referimos tanto al tono, como a la forma. Si es posible, debe incluirse el nombre y/o los apellidos del destinatario. La despedida, evidentemente, debe ser acorde con el saludo planteado.
  

• Ser muy claros.

• Ser breves. Algunos defienden que un correo electrónico con más de dos o tres párrafos es demasiado largo. Si necesitas escribir más, no lo dudes, adjunta un archivo del tipo más adecuado.

• No utilizar expresiones muy coloquiales y, sobre todo no escribir con abreviaturas tipo whatsApp o tuit.

• Aún cuando no sea un email comercial (en esos con mayor motivo) intenta atraer la atención de tu “lector” desde el principio. Las primeras frases del email deben ser un resumen “sexi” de lo que trata el email. En cualquier caso, no debes olvidar que también este inicio debe ser conciso y preciso.

• Revísalo antes de enviarlo (texto, tipografía, errores de algún tipo,..) e, incluso, si cuando lo escribiste tu estado de ánimo no era el más indicado, guárdalo un tiempo prudencial entre los borradores. En ocasiones, basta una hora (incluso unos minutos) para enfriar los ánimos y cambiar radicalmente el texto. Recuerda que se trata una comunicación, por tanto, lo más importante es la consecución de tu objetivo. No lo pierdas de vista.
• Si con el email persigues que se haga algo en concreto, indícalo claramente, pídelo. No lo dejes a la interpretación.

Son muchas otras las cuestiones a tener en cuenta pero, en cualquier caso, nunca debes olvidar tu objetivo y orientar todos los elementos de la comunicación para su consecución. Si estás interesado en el desarrollo de esta habilidad, no olvides asistir a nuestros programas de comunicación. Algunos de vosotros ya lo habéis hecho. 

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