El conocimiento que posee una organización puede convertirse en una potente fuente de ventaja competitiva si se gestiona adecuadamente.
Aunque para muchas empresas la gestión del conocimiento puede sonar como algo que está más vinculado a sectores donde la ciencia y la tecnología tienen un papel importante, en realidad no se necesita tener un departamento de investigación y desarrollo para aplicar esta metodología, y menos aún, contar con un gran presupuesto para aplicarlo.
La gestión del conocimiento en las empresas consiste en la transferencia de información y/o experiencias para potenciar su desempeño
Se trata, en palabras de Miklos Sarvary, autor de Knowledge Management and Competition in the Consulting Industry en el “arte de crear valor con los activos intangibles de una organización”.
La gestión del conocimiento dentro de las empresas puede entenderse como todos aquellos mecanismos a través de los cuales una organización puede aprender y aumentar su capital intelectual a partir del conocimiento, las experiencias y los aprendizajes que se generan en las distintas áreas, todo esto con el fin de que lo anterior redunde en el desarrollo de ventajas competitivas.
En la medida que una organización aprende tanto a nivel de sus distintos departamentos como de sus mismos empleados, al tiempo que promueve y facilita el que ese conocimiento sea compartido y asimilado por los equipos de trabajo, conlleva a una mejora en los procesos y procedimientos a nivel interno y de cara a otras empresas con las que interactúa. Y esto en consecuencia se verá reflejado en el producto o servicio que ofrece la compañía.
La información así como las habilidades que son útiles para las actividades vitales de la empresa se transmiten de un empleado a otro aumentando la posibilidad de crear nuevos conocimientos que derivan en nuevas aplicaciones. De esta manera, a través de la experiencia individual y de grupo que logran los trabajadores, se evita que en un futuro se cometan los mismos errores y se vayan mejorando gradualmente las formas y los métodos usados para llevar a cabo diferentes tareas. Así, las organizaciones se pueden ir perfeccionando cada vez más en la medida que la gestión del conocimiento, al fomentar y promover que los empleados compartan sus propios aprendizajes, permite que de estos se beneficie toda la compañía y no solo una persona o grupo de individuos.
El proceso de la gestión del conocimiento
Según explican Peter F Drucker y Germán Orbegozola en el artículo Harvard Business Review: gestión del conocimiento, esta metodología hace referencia “al proceso sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los participantes de la empresa, con el objeto de explotar cooperativamente el recurso de conocimiento basado en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientado a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor”.
En términos generales la gestión del conocimiento según Martha Beatriz Peluffo y Edith Catalán Contreras está compuesto por las siguientes seis etapas:
1) Diagnóstico inicial de la gestión del conocimiento.
En esta etapa se pretende determinar la situación real de la organización en términos de conocimiento, para lo cual se realiza el mapa de conocimiento organizacional que resulta de la identificación de lo que la organización conoce y lo que desconoce de sí misma.
2) Definición de los objetivos.
Se tienen en cuenta todas aquellos propósitos y estrategias que están orientados a la gestión del conocimiento y a las competencias necesarias para llevar a cabo sus estrategias.
3) Producción de conocimiento organizacional.
Esta basado en la capacidad de aprendizaje organizacional que se desarrolla, facilitando la adopción de cambios que contribuyen a la generación de ventajas competitivas.
4) Almacenaje y actualización.
Como su nombre indica, en esta etapa se codifica, clasifica y actualizan los conocimientos en bases de datos que serán de fácil acceso a todos los usuarios y en tiempo real.
5) Circulación y utilización de conocimientos.
La creación de espacios de conversación e intercambio de experiencias y conocimientos, hace que la circulación y utilización del conocimiento se haga efectiva al interior de la organización.
6) Medición del desempeño.
Determina los ciclos de gestión de conocimiento y los indicadores que miden el impacto del mismo en los resultados esperados.
Las personas, factor clave en la gestión del conocimiento
Para crear una organización que aprende es fundamental entender que las personas son el factor clave para la gestión del conocimiento.
Cuando las personas se sienten valoradas dentro de la organización de la que forman parte, se crea el lugar perfecto para hacer grandes cosas.
Resulta clave en el éxito de la gestión del conocimiento para las empresas, hacer que sus empleados se sientan valorados, pues ese sentimiento produce un impacto positivo, que influye en que las personas compartan sus conocimientos y aprendizajes. Cuando esto es así se abren las puertas para crear los puentes en los que circulan el conocimiento.
Es importante por otra parte concienciar e involucrar a los empleados en el aprendizaje organizacional. El aprendizaje organizacional tiene lugar a través de las personas y se basa en un modelo de gestión más participativo y que apunta a la necesidad de crear condiciones y mecanismos para la construcción de equipos orientados al aprendizaje. La experiencia muestra que los resultados del equipo desarrollado en ambientes de trabajo colaborativos, supera sobremanera al de los individuos.
Entre algunas de las actividades que se pueden desarrollar para fomentar la participación del personal en la gestión del conocimiento, los encargados de cada área pueden proponer actividades como pedir que al final de un proyecto cada uno de los miembros del equipo escriba entre tres y cinco reflexiones sobre los aprendizajes que éste les dejó, revisar conjuntamente con cierta periodicidad los manuales e instructivos internos para ver de acuerdo a las distintas experiencias qué modificaciones o cambios se pueden realizar, o pedir a cada empleado que contribuya con algunos de sus más significativos aportes para crear un manual de mejores prácticas. Independientemente de qué métodos se usen para fomentar la participación de los empleados, es recomendable establecer una periodicidad para llevar a cabo estas actividades de modo que pueda haber una retroalimentación constante entre los equipos de trabajo y se puedan documentar nuevos aprendizajes.
Si bien existen herramientas que exploraremos en la segunda parte de este post, a través de las cuales las empresas pueden controlar el flujo del conocimiento y establecer mecanismos que permitan recopilar, almacenar, actualizar y compartir la información haciéndola accesible a las distintas personas que forman parte de la empresa, no son suficientes dichas herramientas en la gestión del conocimiento, si no existe cultura organizacional dentro de la cual se dé prioridad al trabajo en equipo. Es fundamental conseguir crear un ambiente adecuado que permita contar con la colaboración de las personas así como de cada una de las áreas y a la vez fomentar entre el personal diferentes actividades que apunten a hacer una mejor gestión del conocimiento dentro de las empresas.
Para poder alcanzar una gestión del conocimiento dentro de la organización eficaz y efectiva es fundamental que dicha gestión sea organizada en tres niveles:
- La cultura empresarial: es necesario crear políticas, procedimientos y procesos que garanticen la gestión del conocimiento.
- Práctica gerencial: Crear un equipo para la gestión del conocimiento que sea responsable del proceso.
- Uso de la tecnología: usar las bases de datos y la intranet como herramientas estratégicas para la comunicación.
Las empresas que se ocupan de hacer una óptima gestión del conocimiento pueden estar en una evolución constante que les permite perfeccionar y afinar diferentes procesos y actividades que hacen parte de su día a día.
Crean una memoria colectiva que permite que los aprendizajes producto tanto de los fracasos como de los éxitos se transmitan a toda la organización, evita que se repitan errores que se cometieron en el pasado y al mismo tiempo permite que los empleados se guíen por las mejores prácticas como resultado de fomentar y promover un ambiente de colaboración en el que toda la organización aprende.
“No hay inversión más rentable que la del conocimiento”, Benjamín Franklin
