De todas las riquezas que tiene la vida hay una de la que dependen todas las demás, es el tiempo. La sensación de falta de tiempo es algo cada vez más generalizado en nuestra sociedad, una gran mayoría siente la falta de tiempo para hacer todo lo que les gustaría. No podemos prolongar el tiempo, pero sí podemos gestionarlo mejor, es decir, hacer un buen uso del que disponemos.
Gestionar adecuadamente el tiempo es sobre todo gestionarnos a nosotros mismos, gestionar los imprevistos y saber trabajar en lo importante.
No es una cuestión de trabajar más, sino de trabajar mejor, aprovechando el tiempo disponible. No es una cuestión de cantidad, sino de calidad.
Se trata de optimizar el tiempo, siendo nosotros los que tengamos el control y no al revés.
Si bien no existe un único modelo sobre cómo gestionar el tiempo, existen unos principios básicos que se pueden aplicar a una gran variedad de circunstancias y entornos.
- En primer lugar, debemos trabajar en un entorno ordenado y organizado.Una técnica que podemos utilizar para evitar pérdidas de tiempo es el método de las 5 eses, un sistema japonés que se fundamenta en cinco principios básicos:– Seiri: Organización. Diferenciar entre los elementos necesarios de los innecesarios en el lugar de trabajo, descartando estos últimos.
– Seiton: Orden. Disponer en forma ordenada todos los materiales y elementos que debemos utilizar para que sean fácilmente localizables. Cada cosa en su sitio.
– Seiso: Limpieza. Disponer de espacios limpios y ordenados en los que solo se dispone de las herramientas, materiales y documentos necesarios.
– Seiketsu: Control visual. Extender hacia uno mismo los tres conceptos anteriores e implantar pautas de trabajo y orden.
– Shitsuke: Disciplina y hábito. Construir autodisciplina y formar el hábito de comprometerse en las 5 S para seguir mejorando. - Otro principio básico es saber qué se quiere hacer: Tener las ideas claras y ordenadas sobre a dónde se quiere llegar. Establecer los objetivos. Si no se conoce la meta, lo mejor es parar antes de seguir avanzando.En función de los objetivos marcados planificaremos nuestras tareas y funciones. Es recomendable identificar por adelantado las tareas a realizar cada semana, o cada mes, en función de la magnitud del proyecto.
- Priorizar: Diferenciar lo importante de lo que no lo es, lo urgente de lo que puede esperar. De modo que, antes de comenzar una actividad, hay que pararse a pensar para asignar prioridades y determinar cuál se va a realizar en primer lugar. Es fundamental definir cuáles son las tareas prioritarias para asegurarnos de su ejecución.La agenda es una excelente herramienta en la gestión del tiempo. Nos permite planificar, organizar y priorizar.
- Si contamos con tareas complejas lo ideal es descomponerlas en tareas más pequeñas, es decir, fraccionar los grandes objetivos en pequeñas tareas a repartir en el tiempo. Además puede resultar interesante realizar un listado de tareas pendientes e incluso enumerar el orden de realización de cada una, ya que así se tiene cierto control sobre el trabajo y el tiempo del que se dispone.
- Flexibilidad: En una realidad de constante cambio, a veces se hace necesario parar y readaptar nuestro trabajo según las circunstancias, sin perder de vista nuestros objetivos.
- Al finalizar el plazo que habíamos reservado para la ejecución de las tareas tenemos que realizar un ejercicio de control: ver qué tareas de las que nos habíamos comprometido hemos realizado, cuáles no hemos acometido y por qué no lo hemos hecho.
- Y, por último, identificar las principales vías de pérdida de tiempo, los famosos ladrones de tiempo (ausencia de objetivos, actividad descontrolada, entorno desorganizado…) y preparar un plan para combatirlos.
La gestión del tiempo no es algo exclusivo del mundo laboral, la gestión del tiempo es fundamental también en nuestra vida personal. Si actuamos de una manera más organizada y bien planificada podremos dedicarnos más tiempo y mejor a todo aquello que nos hace disfrutar.
La parábola de la gestión del tiempo
Un experto asesor de empresas en gestión del tiempo quiso sorprender a los asistentes a su conferencia. Sacó de debajo del escritorio un frasco grande de boca ancha. Lo colocó sobre la mesa, junto a una bandeja con piedras del tamaño de un puño, y preguntó:
-¿Cuántas piensan que caben en el frasco?
Después de que los asistentes hicieran sus conjeturas, empezó a meter piedras hasta que llenó el frasco. Luego preguntó:
– ¿Está lleno?
Esta vez los oyentes dudaron:
– Tal vez no.
– ¡Bien!
Y puso en la mesa une cubo con arena que comenzó a volcar en el frasco. La arena se filtraba en los pequeños recovecos que dejaban las piedras y la grava.
– ¿Está lleno?- preguntó de nuevo.
– No -exclamaron los asistentes.
– Bien- dijo.
Cogió una jarra de agua de un litro que comenzó a verter en el frasco. El frasco aún no rebosaba.
– Bueno, ¿Qué hemos demostrado?- preguntó. Un alumno respondió:
– Que no importa lo llena que esté tu agenda, si lo intentas, siempre puedes hacer que quepan más cosas.
– ¡No! -concluyó el experto- Esta lección nos enseña que si no colocas las piedras grandes primero, nunca podrás colocarlas después. ¿Cuáles son las grandes piedras en tu vida? Recuerda, sitúalas en primer lugar y el resto encontrará el suyo.
La gestión del tiempo, la gestión de lo que hacemos con nuestro tiempo determina sobremanera nuestro nivel de satisfacción con la vida. Lo que hacemos con nuestro tiempo se convierte en lo que hacemos con nuestra vida.
