Tradicionalmente, la posición laboral ha estado directamente vinculada al espacio que se ocupa en el lugar de trabajo; todavía es un patrón común en la gran mayoría de organizaciones. Los cambios en los espacios afectan a conceptos como el de la identidad laboral, y lo hacen porque las transformaciones físicas de los espacios tienen un directo y gran impacto en la cultura y en los procesos de trabajo. Por este motivo, cualquier transformación sobre éstos se debe abordar centrándose en las personas. Al fin y al cabo, son las personas las encargadas de liderar y realizar los cambios, de generar la innovación, de ofrecer creatividad y de hacer que las cosas sucedan.
De la mano de parte del equipo de 3G Smart Group, en el último Encuentro Innova&acción profundizamos sobre cada uno de los elementos que cualquier organización debe analizar y comprender antes de sumergirse en un proceso de rediseño de sus espacios que, “si se hace es porque se quiere dar respuesta a nuevos modelos de trabajo y de relación, y ello pasa por crear nexos claros entre la organización y sus personas”.
Los cambios en los espacios se ven a su vez marcados por la cultura, los objetivos, y las personas que componen cada organización. Pues, “sin tener en cuenta la diversidad, la capa estratégica, táctica y operativa”, el rediseño de espacios para responder a nuevos modelos de trabajo puede convertirse en una acción que desequilibre a la propia organización.
El modelo de relación que quiero; el espacio que necesito
Surfeando las olas del cambio es como nuestros invitados quisieron llamar al proceso por el que se atraviesa cuando se plantea un rediseño de los espacios de trabajo en entornos VUCA.
Siguiendo con su metáfora, en función de la fase de la ola en la que cada organización se encuentra, las cuestiones que se deben plantear son diferentes, pero en todas ellas, se debe siempre tener presente que “repensar cómo queremos que sea nuestro espacio de trabajo no se puede abordar exclusivamente desde la óptica de tareas y procesos, sino desde la diversidad de las personas que componen la empresa”. Solo así se consigue poner en marcha “un modelo de organización capaz de sostener el nuevo modelo de trabajo que quiero y necesito”, estableciendo ese “new way of work” que me ayude a conseguir mis objetivos y a ser más operativo, eficiente y productivo, garantizando el bienestar a las personas.
Para hacerlo, en este Encuentro Innova&acción, nuestros invitados compartieron metodologías y herramientas de trabajo que utilizan. Entre otras cuestiones, se plantearon fórmulas con ciertas dimensiones y variables con las que trabajar en ese nuevo modelo de trabajo para mostrar a las organizaciones cómo enfrentarse a ese acercamiento a las personas para definir el modelo de relación que determinará el diseño arquitectónico del workplace.
“Se deben configurar espacios que te permitan avanzar hacia dónde quieres ir, entendiendo que el espacio sin contenido no tiene sentido, y la tecnología aquí tiene también su rol destacado”, explicaba uno de nuestros invitados.
En definitiva, se trata de abordar el proceso contemplando los diferentes paisajes o escenarios en los que nos encontramos y nos encontraremos, definiendo nuestro propio modelo de flexibilidad que nos ayude a estar dónde y cómo queremos estar. Contando siempre con las personas.
Cambio de mindset y liderazgo de confianza
Y para poder contar con las personas y tener éxito en la transformación, se empieza respondiendo a preguntas clave, como a las que accedieron los miembros de Innova&acción, tales como ¿qué modelos de gobernanza y de relaciones quiero tener? ¿Qué tipo de oficina quiero tener? ¿Con qué perfiles cuento en mi organización? ¿Qué desafíos, pros y contras conlleva establecer un modelo híbrido? ¿Qué liderazgo es el efectivo? ¿Quiénes deben impulsar el liderazgo de confianza y cómo abordarlo?
Los participantes también encontraron guías para responder a otras claves como qué debe hacer una organización, con sus peculiaridades, antes de sumergirse en el rediseño de sus espacios.
Una de ellas es el profundo conocimiento del mindset organizacional a través de la medición (de la velocidad real del cambio, grados de resistencia), el acuerdo (para generar compromiso con el cambio) y el cambio (diseñar itinerarios diferentes que lleven, a través de las personas, a la organización al mismo punto: la meta).
De este modo, explicaban en el encuentro el equipo de Desde el mindset, conseguimos en lugar de dar “café para todos”, hacer “cirugía de precisión”, acompañando el proceso de cambio. En otras palabras, explicaban, de este modo puedes “lanzarte con seguridad a realizar cambios organizacionales y de relación, con conocimiento profundo sobre las personas -recolección y explotación de datos-, creando e implantando soluciones realistas y alineadas con el mindset organizacional”.
Conociendo el mindset, se encuentran vías para superar barreras como la pérdida de esa más que habitual identidad laboral, que resulta ser una de las cuestiones más controvertidas a la hora de tener una nueva oficina al implicar una alta dosis emocional. Suplirlo no es sencillo, y el camino para conseguirlo pasar por hacer que en los espacios sucedan cosas, que sirvan fuente del aprendizaje, y que contribuyan a derribar obstáculos que poco favorecen la consolidación innovadores modelos de trabajo”.
Dotar de importancia a los espacios, para que sucedan cosas, por su contenido, y no solo por su continente, conlleva a la cuestión que siempre se asocia a la innovación, y que ayuda a impulsar la creatividad: la tecnología y su aplicación. Un ejemplo: edificios o salas que “te cuentan cosas” como la historia de la empresa, que adaptan el mensaje en función del tipo de público, que utilizan prácticas cotidianas como la reserva de salas con sistemas de gamificación que ayudan a la motivación, etc.
En definitiva, pensar cómo hacer que los espacios ayuden a vincular emocionalmente a las personas con la empresa, y a alcanzar los objetivos organizacionales trabajando desde el conocimiento profundo del mindset.
A continuación, te dejamos un extracto de la entrevista que hemos realizado a Carlos Aguirre, director de 3G Smart Group.
Si eres miembro de Innova&acción, puedes acceder a la presentación y a la entrevista completa a través de este enlace a Atacama, el observatorio de la innovación.
