El pasado viernes tuvimos la oportunidad de profundizar en el concepto de Meetovation o lo que es lo mismo en cómo lograr que nuestras reuniones sean productivas e innovadoras. Para ello contamos con Bo Krüger, escritor, speaker, meeting designer y co-creador del concepto de Meetovation.
¿Qué es la Meetovation?
Cada reunión es una oportunidad única para incrementar los niveles de innovación de una empresa. Sabedores de esta premisa, en Dinamarca llevan años trabajando en desarrollar una serie de metodologías, buenas prácticas y herramientas que ayuden a las empresas a que sus reuniones sean lo más fructíferas posible.
Seguro que todos nosotros hemos salido de más de una reunión pensando que esta ha sido una auténtica pérdida de tiempo y, lo que es peor, es que muy probablemente lo haya sido.
Al inicio de la sesión Bo Krüger preguntó a los asistentes qué porcentaje de su tiempo pasaban reunidos y las respuestas oscilaron entre un 20% al 50% en algunos casos. También preguntó con cuantas ideas salían de la cabeza en cada reunión y cuántas de ellas eran realmente productivas.
Para evitar la saturación de reuniones y mejorar su eficiencia, Bo planteó durante la sesión algunas ideas:
- Todos debemos nadar en la misma dirección. Hay que evitar a toda costa las “reuniones de tiburones” en las que cada uno mira por sus propios intereses y aquellas en las que aquellos con más poder son los que hablan y el resto sólo escuchan. Por el contrario, debemos tender hacia las “reuniones en diamante” en las que se abre un tema, se debate desde distintos ángulos y se concluye tomando una decisión.
- La figura del facilitador o meeting designer. Es importante que las reuniones tengan una estructura y sobre todo un foco, un objetivo claro que todos deben conocer. Es el facilitador el que debe velar porque el tema de la reunión no se desvíe a la vez que promueve dinámicas, ejercicios y prácticas que ayuden a conseguir el objetivo deseado.
- La importancia del entorno. La típica sala de reuniones quizá no sea el mejor espacio para que surjan ideas innovadoras. El mobiliario, la decoración, la luz, el sonido ambiente… todo influye a la hora de que los participantes tengan una actitud más relajada durante las reuniones y a que las ideas fluyan.
- Acción. Mientras nos movemos, ya sea dando un paseo, celebrando un pic-nic al aire libre o montando un mueble de Ikea, nuestro cerebro está más activo y predispuesto a la creatividad y a explorar nuevas vías. En definitiva, la acción física fomenta el pensamiento lateral y, por tanto, a la innovación. Por tanto, no debemos descartar que nuestras reuniones tengan una componente lúdica, de juego y actividad física.
- Los participantes. Contar en las reuniones con personas ajenas a la compañía, con clientes, proveedores, con personal de otros departamentos no directamente involucrados en el tema de la reunión, etc. puede ayudarnos a abrir la mente y a hallar soluciones distintas a los problemas planteados.
- Smoothie de ideas. El objetivo de toda reunión debe ser el diálogo, el debate, la mezcla, combinar ideas para encontrar soluciones óptimas a los problemas planteados.
- La importancia de valorar las ideas de forma participativa y creativa. A la hora de elegir cuáles son las mejores ideas es importante que todos los participantes de una reunión se sientan tenidos en cuenta y valorados.
El juego del 35
Y como un ejemplo vale más que mil palabras y en la sesión del pasado viernes lo práctico prevaleció sobre lo teórico, vamos a ver a continuación con detalle una de las dinámicas que realizamos y que creemos que demuestran muy bien cuál es el espíritu de la Meetovation. Se trata del juego del 35.
En este juego cada uno de los participantes debe aportar una tarjeta con una idea, en nuestro caso, sobre cómo mejorar las reuniones en una empresa. Cabe destacar que estas ideas ya habían sido previamente trabajadas por grupos en las distintas dinámicas que se habían desarrollado a lo largo de la sesión.
En un primer momento, los participantes deben ponerse por parejas y conjuntamente valorar las ideas que portan repartiendo entre ellas siete puntos. Ambas ideas no pueden tener la misma puntuación. A continuación, los participantes se intercambian las tarjetas y nuevamente por parejas vuelven a valorarlas. En este caso, ya no están valorando sus propias ideas sino las de otros compañeros.
En total se realizan cinco rondas de valoraciones por lo que una idea que hubiese obtenido en todas las rondas la máxima puntuación tendría una valoración de 35.
Este ejercicio plantea una forma dinámica y equitativa de valorar ideas en la que participan todos los miembros del equipo y en la que se fomenta el debate, la participación y que la opinión de todo el mundo sea valorada.
Un ambiente distendido, productivo e innovador
Si algo destacó de esta última sesión de Innova&acción antes del verano fue su dinamismo y el buen ambiente reinante. Desde el inicio, las más de 30 empresas participantes se dividieron en grupos de trabajo, que luego fueron mezclándose y cooperando, siguiendo las indicaciones de Bo, que en todo momento actúo como un buen meeting designer y facilitador en las dinámicas y juegos programados.
A este ambiente distendido e innovador contribuyó, sin duda, el almuerzo al aire libre en el que tuvimos el placer de disfrutar de nuestro buen clima y de una inmejorable compañía.
Si os habéis quedado con ganas de saber más sobre el concepto de Meetovation y sus implicaciones, próximamente publicaremos en ATACAMA, el observatorio de Innova&acción, el informe completo de la sesión así como una vídeo-entrevista a Bo Kruger y material adicional sobre esta nueva forma de abordar las reuniones.
