Lo primero que nos viene a la mente cuando pensamos en la implantación de un ERP, aunque no hayamos pasado nunca por dicho proceso, es que va a ser largo, tedioso, difícil y con un alto grado de resistencia por parte de la mayoría de la organización.
Esto efectivamente es así en una mayoría de casos y tuvimos ocasión de corroborarlo ayer en el encuentro de febrero del Foro de Productividad de Antiguos Alumnos UPV. Para este encuentro contamos con Joan Vicent Cassany, actual Head EMEA Enterprise Applications en CEMEX, quien con más de 25 años de experiencia en la dirección de equipos tecnológicos ha implementado más de 60 proyectos en 22 países diferentes de la región EMEAA.
Como ejemplos de éxito, Joan Vicent nos comentó el caso de su implantación de SAP en España, la cual se logró en aproximadamente un año. Esto es un tiempo record para una implantación de estas características y dimensión (normalmente duración suele acercarse a los dos años), no se trata de una casualidad y, además de dejar patente que en nuestro país podemos hacer las cosas muy bien, es un éxito producto de tres claves:
- Como en cualquier proceso de cambio, el compromiso de la dirección de la empresa va a ser una de las claves del éxito. El proyecto ha de partir de la alta dirección de la compañía y debe ser percibido por la organización como prioritario. Esto facilitará la superación de las barreras iniciales
- La selección del equipo de implantación. Es fundamental contar con las personas adecuadas y en este caso el equipo lo formaron expertos internos de la empresa, conocedores de los procesos clave de negocio y que asumieron la implementación del proyecto por encima de los consultores externos, que son un apoyo necesario, pero el liderazgo debe ser interno. Es un proyecto de la empresa, no de la consultora.
- Agilidad en la respuesta y solución de las incidencias. Resolver los problemas que aparecen sin dejar que se acumulen permite generar confianza desde el principio en que el sistema funciona y mejora nuestro trabajo. De lo contrario, las inoperancias producirán la continuidad de sistemas anteriores y las duplicidades, provocando pérdidas de productividad.
Además de estás claves de éxito, antes de empezar con un proyecto de cambio como este, son importantes también algunas consideraciones previas que remarcó el ponente:
- Partir de la estrategia. Independientemente del tamaño de la empresa, es imprescindible tener definida la estrategia del negocio. Sin ella, resultará muy complicado seleccionar bien sobre qué módulos del ERP vamos a trabajar e implantar primero. Será pues la estrategia la que marcará las necesidades primarias a cubrir con el nuevo sistema y su escalado conforme al desarrollo del negocio. También será la estrategia la que nos permitirá definir los KPIs que el nuevo sistema deberá alimentar con datos y convertir en información útil para la toma de decisiones.
- Cambio de paradigma en la organización de la empresa. Otra de las consideraciones previas a tener en cuenta es que “implantar un ERP es un tema de procesos”. Por tanto, habrá que analizarlos y definirlos bien como ya hemos visto en encuentros anteriores del foro. Contar con buenas prácticas nos va a permitir eliminar errores, eliminar sobreprocesos y garantizarnos la actualización de los mismos. Se trata de confirmar que los procesos definidos se ajustan a la realidad de lo que se hace y que esa realidad sea la óptima para el funcionamiento del negocio. En definitiva hay que pasar de una concepción departamental de la empresa (silos) a una concepción de organización por procesos.
- Establecer prioridades y centrarse en lo crítico. Hay que poner el foco en lo que es primordial para el negocio, aquello que si falla puede paralizar nuestra actividad.
- Reducir al máximo las importaciones de datos e información. Debemos evitar importar históricos innecesarios. Esta concepción de necesidad o no puede ser subjetiva para algunas personas de la organización, pero realmente deberíamos importar solo los datos de operaciones abiertas, que estén en marcha, y descartar el resto.
- Primero el backoffice y después el frontoffice. Salvo que tengamos capacidad organizativa para asumir el proyecto al completo en toda la empresa. Será mejor empezar por los procesos internos, sin relación directa con los clientes para continuar después con los procesos de cliente. De esta manera minimizamos que los fallos iniciales de la implantación sean percibidos por el cliente y puedan afectar al negocio.
Con todo lo anterior claro, es momento de pasar a la implementación:
En la implementación será clave la gestión que hagamos del llamado “valle de la decepción”. Etapa que se inicia tras el arranque del sistema y está marcada por la disonancia entre las expectativas fijadas con respecto al rendimiento del sistema, su rápida adopción y el incremento de productividad frente a la realidad de los problemas iniciales, la lentitud y la merma de productividad inicial. La comunicación previa al arranque debe actuar como profilaxis y contribuir a la resistencia del equipo frente a las adversidades iniciales. No vamos a comunicar lo mismo a todo el mundo y en el mismo momento, sino que la comunicación se hará a distintas audiencias con distintos mensajes en el momento oportuno. Esta comunicación junto con la agilidad en la respuesta ante las incidencias (tercera clave de éxito) son necesarias para mantener la implicación de los equipos y evitar que el valle se alargue y termine por cargarse el éxito del proyecto.
Podemos difenciar tres tipos de KPIs que el sistema puede ofrecernos:
- KPIs estratégicos o de negocio. Para su análisis y explotación el sistema suele conectarse con herramientas de Business Intelligence (BI) que, además de descriptivas sobre la situación del negocio, pueden llegar a completarse con análisis de sensibilidad que permiten ver como varían el resto de KPIs al modificar los valores de alguno de ellos.
- KPIs operativos. Que nos dan información sobre las operaciones y cómo la implantación del sistema produce mejoras en las mismas. Reducción de inventarios, reducción del ciclo “cash to cash”, tiempos de proceso…
- KPIs de implantación del sistema. Número de usuarios que se conectan, transacciones realizadas dentro del sistema, incidencias… Nos aportan información sobre el grado de penetración del sistema en la operativa de la empresa y/o sobre la estabilidad del mismo.
A la hora de escoger el ERP, podemos escoger entre “open source” y sistemas “propietarios”. La decisión dependerá mucho del tamaño y recursos de la empresa y deberá tomarse atendiendo también a las ventajas e inconvenientes de cada uno. Si optamos por sistemas propietarios nos encontramos con un mayor coste de partida (licencia) y hemos de tratar de realizar el mínimo de desarrollos a medida. Si optamos por “open source” vamos a tener un menor coste de compra, pero tendremos menor soporte y seguramente necesitaremos más desarrollos.
En cualquier caso hay aspectos que no podemos dejar pasar al contratar, debemos leer muy bien el licenciamiento, las coberturas, los desarrollos (la hora de consultoría es cara), la historificación de datos y archivos conforme el sistema evolucione y crezca. Para esta última es muy importante clarificar y confirmar como va a realizarse el proceso, qué recursos se requerirán y, por ende, cuánto va a costar ese proceso, pues es un coste sensible que afectará al presupuesto del proyecto.
A nivel tecnológico hay que tener en consideración que los entornos deben estar separados, contando con:
- Un entorno de producción. En el que el sistema está operando con procesos, datos y operaciones reales.
- Un entorno de calidad pruebas. En el que será muy interesante importar datos del entorno de producción para hacer pruebas y testeos de actualizaciones y desarrollos lo más aproximados al entorno real de producción.
- Un entorno de desarrollo. En el que implementaremos las adaptaciones, las activaciones de nuevos módulos y las actualizaciones del sistema. Este entorno debe contar con un “sandbox”, servidor en el que realizar cambios irreversibles, como suelen ser las activaciones de nuevos módulos.
Al finalizar su exposición tuvimos ocasión de resolver dudas y ampliar conceptos, así como conocer las experiencias de los asistentes.
Si quieres descargar la presentación completa de la sesión, está disponible en el apartado de Productividad y Operaciones de nuestra Know Box.
El próximo encuentro del foro tendrá lugar el 20 de abril y contaremos con Javier Romero Mascarell que nos introducirá los conceptos del Category Management.
