Corría el año 2016 cuando Bo Krüger uno de los creadores del concepto danés de meetovation (innovación aplicada a las reuniones y los eventos) nos visitó en el marco de Innova&acción. Casi tres años después queremos comprobar como ha evolucionado el meeting design y analizar figura del meeting designer o diseñador de reuniones y eventos.
Hoy en día Dinamarca sigue con su afán por posicionarse en el mundo como un país pionero en la celebración de reuniones innovadoras. De hecho, tienen una página web oficial destinada a ello, en la que ofrecen herramientas, ideas y consejos para mejorar nuestras reuniones y eventos dependiendo de su tipología. En la web distinguen entre reuniones para ventas o para motivar, para hacer networking, inspiracionales o para tomar decisiones. Aquí la podéis visitar y aprender algunas interesantes técnicas.
Pero vamos a definir qué es esto del meeting desing y cuál es la labor de un meeting designer.
El meeting design es un método que permite a aportar valor a las reuniones y conseguir objetivos jugando con el contenido, los espacios, el formato, los ponentes…
De la logística al objetivo
El meeting design lleva implícito un cambio de concepto en la idea misma de las reuniones. Éstas ya no se organizan (hasta ahora el foco se había puesto en la logística) sino que se diseñan. Y se diseñan en función básicamente de dos elementos: los objetivos y los actores implicados. Según Maarten Vanneste, creador del manifiesto Meeting Architecture el problema radicaba en que “la dimensión logística + hospitalidad llegaba a ocupar todo el tiempo, interés y presupuesto del sector de las reuniones/eventos y que su verdadera función, que es la de comunicar y motivar, quedaba diluida”.
Según los principios del meeting design el protagonismo de toda reunión debe recaer en el objetivo de la misma y en los resultados objetivos, que deben ser acordes a la estrategia de los organizadores.
La planificación y el diseño de toda reunión debe constar de 4 fases:
- Definición de objetivos. No solo de los promotores de la reunión sino de todos los grupos de interés implicados.
- Diseño de la estrategia y del programa de la reunión en base a los objetivos definidos. Básicamente debemos definir qué vamos a comunicar y cómo lo vamos a hacer, que es lo queremos que se lleven los participantes y cómo queremos que esto influya en su comportamiento posterior.
- Desarrollo de la propia reunión haciendo uso de métodos y formatos innovadores. El uso de nuevas fórmulas para difundir el contenido hará que generemos un mayor impacto y que la experiencia resulte para los participantes más memorable. Se debe favorecer la participación y la relación entre los participantes. De la colaboración surgirán seguro nuevas ideas y mejores soluciones a las problemáticas tratadas.
- Medición de los resultados conseguidos. Por un lado mediremos si se han alcanzado los objetivos pero también el grado de satisfacción de los asistentes.
En el meeting design el binomio espacio/formato es muy importante. Por ejemplo, ahora se sabe que es bueno que la gente se pueda poner de pie o moverse durante una reunión porque facilita el pensamiento o que los espacios abiertos en lugar de aportar energía la quitan.
Hoy sabemos que no es suficiente con decir las cosas para que nuestra audiencia las escuche, las digiera y modele su comportamiento en consecuencia
Ciencia y método en el ámbito de las reuniones
El meeting design implica conocimientos de psicología, sociología, mapas de empatía e incluso, neurológicos, para saber cómo el cerebro humano se ve afectado por los distintos tipos de estímulos. El meeting design utiliza métodos y plantillas que ayudan a estructurar el proceso de análisis y concepción. Un enfoque profundo en el objetivo, una comprensión profunda de la naturaleza humana y los métodos para concebir la experiencia que impactará este objetivo, son las verdaderas revoluciones del meeting design en una industria donde la logística siempre ha sido demasiado importante. En definitiva el meeting design ha incorporado ciencia y método al mundo de las reuniones.
Además de la página del gobierno de Dinamarca citada anteriormente, para conocer más a fondo la ciencia tras el meeting desing os podemos recomendar los siguientes recursos:
- El libro Into the heart of meetings, una especie de “biblia” del sector.
- Recopilación de Ted Talks que hablan sobre el tema: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings by David Grady, Design for all five senses by Jinsop Lee, The power of meetings by Henric Ehrenblad y The Personal and Professional Joy of Networking by Raheela Anwar.
- Ampliando el concepto: el eventa canvas.
Algunos ejemplos de formatos de reuniones innovadores
Esto es solo una pequeña muestra, imaginación al poder:
- World café. La sala es decorada como si de un bar o café se tratara, con mesas de cuatro o cinco personas, quienes discutirán sobre un tema que lance el moderador para, más adelante, poner en común los resultados con los integrantes de los otros grupos.
- Campfire. Un moderador comienza el debate, en el que participan pocos asistentes sentados a su alrededor.
- Open Space Technology. En este caso, existe una agenda, pero no ponentes. En ella, tan sólo aparece reflejada la temática, por lo que los asistentes son quienes se encargan de discutir sobre el asunto. Generalmente, las sillas están dispuestas en círculo para fomentar esa participación.
- Entrevista. El ponente responde las cuestiones de un moderador.
- Flashbowl. En la sala se disponen diferentes círculos concéntricos de sillas, con cuatro o cinco de éstas en el interior de cada uno de ellos, donde se ubican las personas encargadas de debatir.
- Freudian Walk. La reunión tiene lugar al aire libre y, en ella, hay alguna actividad física con la finalidad de activar el cerebro y lograr mayor productividad.
