No puedo vivir contigo…
En el ámbito organizacional el correo-e se ha convertido en la herramienta o canal de comunicación más utilizado y su uso aún continúa creciendo. Los individuos se quejan de la enorme cantidad de correo-e que reciben y, también, de que el flujo no se detiene a ninguna hora. Así se encuentran manipulando mensajes durante toda su jornada laboral y, también, a las nueve de la noche o durante los fines de semana y vacaciones. Padecen sensación de agobio, desbordamiento, ansiedad, adicción 24/7 y descontrol.
…ni sin ti
El desarrollo del trabajo colaborativo y la necesidad de tomar decisiones con mayor rapidez favorece la utilización de un canal de comunicación que, como el correo-e, es sencillo, flexible, rápido y económico. Realmente se trata de una herramienta enormemente eficiente. Trata de imaginarte cómo sería una semana de trabajo si no dispusieras de ella.
Entonces ¿cuál es la clave de esta paradoja?
La clave reside en su utilización. La herramienta es intrínsecamente positiva porque te sirve para incrementar tu productividad de forma eficiente. Es el uso que le das lo que genera, justamente, ineficiencias y pérdida de productividad.
Aprende la utilización estratégica de la herramienta…
Todos hemos aprendido el funcionamiento técnico de la herramienta. Sabemos utilizar “los cuatro botones” que sirven para recibir, enviar o archivar un correo-e. Sin embargo, lo que muy pocos han aprendido es a utilizarla estratégicamente. Me refiero al para qué, cómo y cuándo. Veamos sólo algunos de los cambios conductuales que pueden ayudarte en esa dirección para incrementar tu productividad:
No empieces tu jornada de trabajo leyendo tu correo-e. Dedica las dos primeras horas a la tarea más importante que vayas a realizar cada día. La tarea más importante es la que añade más valor y, casi siempre, es la más compleja, difícil y larga. Generalmente la procrastinas por esas razones y elijes realizar, en su lugar, una tarea simple, fácil y breve, como es echar un vistazo al correo-e. La excusa que utilizas suele ser “por si hay algo urgente o importante” o “para planificarme el día” ¡Cómete tu “sapo” a primera hora, cada día, y verás qué bien discurre tu jornada!
Evita tu “incontinencia digital” y no pulses con tanta inconsciencia la tecla “responder a todos”. Contesta sólo al que realmente sea responsable de ejecutar tu solicitud o respuesta. Forma parte de la solución, no del problema, contribuyendo a reducir el volumen de tráfico de correo-e de tu equipo y empresa. Haz un gesto de valentía heroica y desconéctate (de la herramienta de correo-e) cuando hagas cualquier otra tarea. ¡Sólo tienes que pulsar el icono “x” (cerrar)! Así podrás concentrarte en tu tarea para completarla antes y mejor, reduciendo el número de interrupciones que ahora toleras. La línea Asunto es, probablemente, la parte más importante de un correo-e, aunque a muchos les parece un formulismo que hay que rellenar. Compara estas dos: “Lanzamiento proyecto CORE” o “Lanzamiento proy. CORE; crear informe mensual ventas vs. plan en SharePoint; 3 oct.”Evita confusiones y facilita al receptor lo que quieres y cuándo lo quieres. Indica con claridad: a) el Objetivo con el que se relaciona tu correo-e b) la Acción solicitada y c) la fecha límite, si la hay.
La Bandeja de Entrada (BE) no es el lugar para almacenar los mensajes que van llegando junto con los que todavía no has resuelto, los que ya están en vías de solución (esperando respuesta o acción) y los ya resueltos. La BE, como su nombre indica, es el recipiente que contiene únicamente los “nuevos” mensajes que han llegado. Una, dos o tres veces al día procesa tu BE, es decir, acciona tus mensajes hasta dejarla vacía. Procesar significa leer y decidir qué hacer con cada correo-e: a) eliminar b) archivar c) ejecutar, si es breve o d) extraer la acción solicitada y guardarla en tu Lista de Tareas Pendientes para ejecución posterior). Cualquiera de estas alternativas conduce al mismo resultado: el correo-e sale de tu BE y así la vacías todos los días.
Otros cambios conductuales te ayudarán a conocer los criterios para discernir cuáles son los asuntos que no deben ser tratados con esta herramienta de comunicación y cuáles no; disponer de criterios para determinar a quiénes copiar un mensaje; determinar el número de veces al día que “procesarás” tu BE en base a tus funciones y responsabilidades específicas; cuáles son los momentos de tu jornada más adecuados para ello en función de tu energía; cómo conseguir irte a casa – cada día – con la bandeja de entrada vacía; cómo incrementar significativamente tu concentración en la tarea que estás realizando (minimizando el número de interrupciones que ahora toleras); cómo evitar tu hábito de adicción 24/7; cómo evitar que se te “pierdan” mensajes de correo-e importantes en tu BE y que se conviertan en bombas de relojería; cómo eliminar el hábito de “tocar” un mismo correo-e más de una vez; etc
…y lo más difícil e importante
A pesar de los continuos desafíos asociados con el uso de esta herramienta, la creciente sobrecarga de información y las quejas que reciben las organizaciones por parte de sus usuarios, pocas empresas están dedicando recursos para enseñar a sus empleados a comunicarse mejor y, así, incrementar su productividad y reducir su sufrimiento emocional. Acceder al conocimiento (saber) es bastante simple. Lo realmente difícil es ponerlo en práctica, porque involucra el cambio de tus conductas, tus hábitos. Por esta razón el rendimiento de tantos cursos de formación es tan modesto, porque empiezan y terminan en el mismo punto, informando sólo de lo que hay que hacer. El participante queda abandonado, al día siguiente, cuando intenta poner en práctica algunas cosas que le han interesado y, generalmente, al no conseguirlo a la primera se desanima y pronto se rinde. Así nos sucede con tantas cosas que “sabemos cómo hacerlas, pero no somos capaces de hacerlas”. Un programa de formación que no incluye el “cómo hacerlo” tiene un retorno de inversión muy pequeño, ya que el saber es inútil si no lo pones en práctica porque… en la empresa no nos pagan para aprender sino para conseguir resultados.
Si eres una de las personas que padeces algunos de los síntomas descritos generados por tu relación con el correo-e, o conoces a alguna que lo esté, ahora puedes elegir cambiar tu situación para incrementar tu productividad y disfrutar con esta magnífica herramienta, utilizándola estratégicamente. Recuerda la reflexión de Stephen Covey, “Somos responsables de nuestras propias vidas. Nuestra conducta es una función de nuestras decisiones, no de nuestras condiciones.
Jaime Bacás
Si quieres ampliar información puedes consultar:
http://www.senderosdeproductividad.com/contenidos_boletin/otros/Analisis_encuesta_mis_habitos_con_correo_e.pdf http://www.senderosdeproductividad.com/2010/04/06/para-que-sirven-y-como-se-forman-tus-habitos-texto/
