Hay dos tipos de reuniones: buenas reuniones y malas reuniones. Las malas son aquellas que duran eternamente, esas a las que parece que nunca llegas a tratar el punto por el que te habías reunido y que abandonas pensando ¿A qué he venido a esta reunión?
Por el contrario, las buenas reuniones son aquellas de las que te vas con el sentimiento de haber conseguido algo. ¿Cómo se llega a este punto? ¿Qué es lo que hace que una reunión sea efectiva?
Tres son los factores que hacen que podamos calificar como efectiva una reunión:
- Lograr el objetivo de la reunión.
- Hacerlo en el menor tiempo posible.
- Los participantes sienten que se ha seguido un procedimiento adecuado, con orden y sentido.
Si a la hora de plantear cada una de las partes de la reunión: planificación, preparación, ejecución y seguimiento, lo hacemos pensando en estos tres criterios básicos, el resultado será una reunión eficaz. Por supuesto, comunicar adecuadamente será fundamental.
En primer lugar, para lograr el objetivo perseguido es necesario saber qué queremos realmente, tenerlo siempre presente, y no perder el norte. Para que una reunión sea eficaz necesita tener un propósito útil y sobre todo, algo que parece obvio, y que sin embargo es lo más difícil: enfrentarnos a la reunión con un objetivo claro.
En numerosas ocasiones convocamos, o nos convocan a reuniones para discutir algo sin ni tan siquiera tener en cuenta cuál sería el resultado deseado o al menos, un buen resultado. Por lo tanto, antes de asistir a una reunión debemos definir el objetivo de la misma, puede ayudar ayudarnos hacernos la siguiente pregunta ¿Qué quiero obtener del grupo?
- Obtener una decisión.
- Genera ideas.
- Obtener un informe de la situación.
- Comunicar algo.
- Elaborar un plan o una estrategia.
Una vez esté claro el objetivo, entonces podremos pasar a determinar a quién convocaremos.
El segundo factor a tener en cuenta es: “El tiempo es oro y nadie quiere perderlo”. Con la cantidad de tiempo que pasamos en reuniones es necesario que sean lo más ágiles posibles, por nosotros mismo y por los demás. Por lo tanto, la puntualidad es fundamental ¿Nos hemos planteado cual es el coste de llegar tarde a una reunión? En una reunión de ocho personas, el hecho de que alguien se retrase 15 minutos tiene un coste para la empresa de 2 horas de actividad perdida.
Si tenemos clara la primera premisa; objetivo, objetivo, objetivo en nuestra mente durante la reunión, esto además nos ayudará a no perder el tiempo con asuntos superfluos y que no necesitan tratarse, centrándonos en lo realmente importante. Para conseguirlo además de visualizar el objetivo, también nos ayudará asistir a la reunión con una agenda detallada, en la que se recoge los puntos a tratar y el orden de los mismos.
Preparación de la agenda:
La agenda no es simplemente un listado de los puntos que deseamos tratar, debemos de considerar los siguientes factores:
- Qué es lo que necesitamos tratar y establecer prioridades
- Qué necesitamos para llevar a cabo la reunión.
- Establece un orden de los temas a tratar y estima el tiempo que se dedicará a cada uno de ellos.
- Elige bien el lugar de celebración y la hora. El espacio y el tiempo pueden contribuir a crear la atmósfera adecuada para conseguir nuestros objetivos.
Una vez tenemos claro el objetivo y la agenda podremos comunicárselo a los participantes para que de esta forma, realicen aportaciones y comentarios y preparen el material necesario para la reunión. De esta forma se conseguirá mayor implicación.
Una vez que se inicie la reunión debes de tener siempre esto en tu mente:
- Si en algún momento hay una persona que monopoliza la conversación, pregunta a otra que aporte su punto de vista.
- Al final de cada punto de la agenda haz un pequeño resumen y haz que los participantes confirmen que es lo acordado.
- Anota los temas que han salido en la reunión, que no son motivo de la reunión pero que son necesarios tratar en el futuro.
- Es importante fijarse en el lenguaje corporal de los participantes, puesto que nos puede aportar mucha más información que la que se trasmite verbalmente y nos puede ayudar a realizar los ajustes necesarios en la marcha de la reunión.
- Asegurarse de que se tratan todos los temas previstos e ir marcándolos.
- Tomar nota de las decisiones tomadas y quien se cargará de qué y cuándo. Hacer un resumen y enviarlo a todos los participantes.
- Una vez finalizada, realiza una evaluación de la reunión en función de los objetivos conseguidos.
