En la vida tenemos que decidir constantemente, desde decisiones muy automáticas y básicas hasta decisiones complejas y significativas.
La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre diferentes opciones o formas posibles para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: laboral, empresarial, económico, familiar, personal, social…y la toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una.
Tomar decisiones importantes sin la reflexión adecuada, tiene como consecuencia el riesgo de no tomar la decisión más acertada.
La teoría de la decisión es un método para la toma de decisiones que se caracteriza por hacer elecciones de forma coherente cuando se presentan varias opciones. Una matriz de decisiones es una herramienta para evaluar y elegir la mejor opción entre diferentes alternativas.
La matriz de decisiones
Es una herramienta particularmente útil cuando hay que decidir entre más de una opción y hay varios factores que son necesarios considerar para tomar la decisión final.
La matriz de decisiones es conocida con otros nombres, aunque, en realidad se habla de lo mismo. Entre esos nombres están los siguientes:
- Matriz de Pugh
- Análisis de cuadrícula
- Teoría de la utilidad multiatributo
- Cuadrícula de decisiones
- Matriz de selección de problemas
Una matriz de decisiones puede ser útil para evaluar las mejores opciones entre diferentes alternativas, en función de varios factores fundamentales y su importancia relativa.
Siete son los pasos para crear una matriz de decisiones:
- Identificación de alternativas
Las matrices de decisión son una herramienta muy útil para decidir cuál es la mejor opción entre un abanico de alternativas similares. Antes de crear la matriz, es necesario identificar las opciones entre las que hay que decidir.
Por ejemplo, una organización lanza un nuevo producto y hay que decidir con qué proveedor se trabajará para crear su diseño. Se identifican tres agencias de diseño, sin embargo, todas tienen sus ventajas y desventajas.
- Identificación de las consideraciones importantes a valorar
El segundo paso para crear una matriz de decisiones es identificar las consideraciones importantes a valorar que afectan a la decisión. Este conjunto de criterios ayuda a tomar las mejores decisiones de forma más objetiva.
Siguiendo con el ejemplo, se decide que los criterios más importantes que afectan a la selección de una agencia de diseño son: el precio, la experiencia, la comunicación y la valoración de clientes anteriores.
- Creación de matriz de decisiones
Una matriz de decisiones es una cuadrícula mediante la cual es posible comparar varias opciones teniendo en cuenta consideraciones importantes.
Es una herramienta para la toma de decisiones muy útil para organizar y realizar trabajos dentro de una organización y aportar claridad a los equipos para avanzar en sus objetivos de forma más rápida y clarificadora.
- Cumplimentación de matriz de decisiones
En esta fase es necesario calificar cada consideración según una escala predeterminada. Si no hay una variación muy grande entre las opciones, se puede usar una escala de 1 a 3, siendo 3 la mejor opción. Para más opciones, puede resultar más conveniente una escala de 1 a 5, siendo 5 la mejor opción.
Continuando con el ejemplo en el que hay que decidir entre tres agencias y se cuenta con cuatro criterios importantes, pero no existe una matriz de decisiones, se aprecian claramente las ventajas que aporta una matriz de decisiones, porque resulta mucho más clarificadora que el resumen de las ventajas y desventajas de cada agencia sin realizar la matriz de decisiones.
La agencia 3 es la más cara, pero también es la que cuenta con mayor experiencia. Su comunicación hasta el momento ha sido normal y las valoraciones de los clientes son bastante buenas.
La agencia 2 no es muy económica, pero tampoco es la más cara. Tiene bastante experiencia y cuenta con excelentes valoraciones de los clientes, pero su comunicación hasta el momento ha sido algo deficiente.
La agencia 1 resulta realmente económica pero no tiene mucha experiencia. Las valoraciones que ha recibido de sus clientes y la comunicación son normales.
Estas tres descripciones son relativamente similares. Es difícil decidir cuál es mejor en función de párrafos tan breves como estos, en particular, porque cada agencia tiene sus ventajas y desventajas. A continuación, mostramos cómo se verían las tres agencias con sus cuatro consideraciones en una matriz de decisiones con un rango de 1 a 5, siendo 5 la mejor opción:
- Añadir una ponderación
En algunos casos unas consideraciones son más importantes que otras. Una matriz de decisiones ayuda a identificar cuál es la mejor opción.
Siguiendo con el ejemplo, imaginemos que no es posible en ningún caso pasar del presupuesto, así que el precio es un factor crítico en este proceso para la toma de decisiones. Las valoraciones de los clientes también son importantes, ya que ofrecen una idea de lo efectiva que puede haber sido cada agencia antes.
Para agregar la ponderación a cada agencia en la matriz de decisiones, habría que añadir un número (de 1 a 3 o de 1 a 5, dependiendo de cuántas opciones existan) a las consideraciones. Posteriormente, durante el proceso de toma de decisiones, habría que multiplicar el factor de ponderación de cada consideración por su valor.
Así es como se ve con el ejemplo:
- Multiplicar las puntuaciones ponderadas
Una vez que aplicada la escala de valoración y asignada una ponderación a cada aspecto, se multiplica ese factor de ponderación por el valor asignado en la tabla. De este modo, queda asegurado dar más importancia a las consideraciones más importantes, lo que, en definitiva, ayudará a elegir la mejor opción.
Para seguir con el ejemplo, así es como se ve cuando se aplica la puntuación ponderada a cada consideración para cada una de las agencias analizadas:
- Cálculo de la calificación total
Tras multiplicar la calificación ponderada, se suman todas las consideraciones de cada agencia de diseño. En este punto, se obtiene una respuesta clara basada en números acerca de qué decisión es la mejor opción.
Como se aprecia en el recuadro anterior la agencia 2 tiene la mayor puntuación por lo que es la opción ganadora. A pesar de que la agencia 1 es más barata, el precio de la agencia 2, combinado con los años de experiencia y las extraordinarias valoraciones de los clientes, la convierten en la mejor opción.
Se pueden usar las matrices de decisiones siempre que sea necesario tomar una decisión en la que sopesar la mejor opción entre las diferentes alternativas. No tienen por qué ser siempre decisiones críticas para una organización. También se puede usar el modelo para tomar decisiones sencillas y de forma rápida.
Cuando las prioridades están claras las decisiones se hacen más fáciles.
