Las reuniones son conversaciones y la calidad de las reuniones depende de la calidad de las conversaciones. En toda empresa, incluso en la que está formada por una sola persona, diariamente debemos afrontar diálogos difíciles. En la última década, la tendencia es evitar encuentros físicos, de esta forma nos parapetamos en los correos electrónicos para no enfrentarnos a las personas. Sin embargo, hay temas que por su dificultad deben tratarse cara a cara y enfrentarnos así a esas reuniones incómodas o tensas.
Algunas de las temáticas de esas situaciones más complicadas son: hablar con nuestros superiores sobre la necesidad de un cambio; poner sobre la mesa asuntos que los compañeros no quieren ni oír; llegar a acuerdos que pueden suponer un perjuicio para la otra parte; lidiar con personas cuyo comportamiento es agresivo o intimidante, o tratar de resolver conflictos con colaboradores.
¿Cómo salir triunfante de las reuniones?
En este artículo encontrarás algunas pistas…
Cuando hablamos de reuniones conflictivas, no nos referimos únicamente a encuentros con una multitud enfadada y gritando, hay muchas crisis a las que enfrentarse cuando la reunión se complica y emanan tensiones, como por ejemplo cuando se produce un monólogo mutuo, en este caso las personas luchan por ser escuchadas, repitiendo puntos con intensidad creciente. También puede darse cuando los miembros del equipo luchan por recursos o por mayor autoridad, o cuando la conversación declarada es diferente a la conversación real.
En ocasiones el problema es que la discusión cambia de un tema a otro sin resolución y en otras muchas es que la discusión ha llevado a herir a alguno de los participantes, han atacado su ego y es necesario salir al rescate.
En la mayoría de los casos, la causa de la raíz de los problemas no son la diferencia irreconciliable, sino una necesidad no satisfecha.
La clave es enfrentarnos a las reuniones con una mentalidad abierta, que nos permita conectar con los pensamientos de los otros. No tener miedo a que otra persona nos convenza que su idea es mejor, o que gane una idea que no es la nuestra, que los demás tengan razón y yo no….
Debemos tener claro que nos damos cita para llegar a una solución, para crear, para decidir o para compartir y con esa predisposición hemos de acercarnos a nuestros interlocutores, así evitaremos el modo discusión y presentaremos una clara predisposición a crear. Nuestra herramienta para construir ha de ser la creatividad y no la manipulación, de esta forma conseguiremos transformar conflictos en conversaciones.
Pero ¿qué podemos hacer cuando se “ha declarado la guerra”?
Cuatro son los pasos para retomar la conversación y salir de la “batalla” según Joseph Grenny, quien ha formado y asesorado a más de cien mil líderes en todo el mundo, desde las salas de juntas más exitosas, hasta los barrios marginados de Nairobi:
- Interrumpir el caos: Todas las emociones tienen un tiempo y un ritmo; la felicidad y la conexión son lentas, mientras que las emociones tales como la hostilidad y la actitud defensiva son rápidas y confusas, provocando una aceleración del pulso y de las palabras.Para cambiar la emoción de un grupo la mejor forma de hacerlo es provocar un cambio, desacelerar el ritmo del habla, tal vez sea necesario subir un poquito el volumen de nuestra voz y hacernos escuchar por encima del ruido. Una vez captada la atención, la clave es bajar la voz y la velocidad utilizando una comunicación positiva e integrante, destacando que somos un equipo.
- Cambio para procesar: En este punto Grenny recomienda llamar la atención sobre lo que está sucediendo: “ No estamos consiguiendo los objetivos”, “ No estamos aquí para esto”, “ Estamos perdiendo el norte”….Así, daremos tiempo para templar los egos y los temperamentos y cambiar el tema de discusión para centrarnos no en el problema, sino en la resolución del mismo, que es el motivo de la reunión.Nuestras palabras deber llevar al grupo a visualizar un enemigo común, que no es otro que el proceso ineficaz en el que nos vemos envuelto y hacer una llamada a la madurez del equipo para invitarlos a asumir la responsabilidad y necesidad de dar con un proceso efectivo. No hay que buscar culpables, ni humillar a nadie, la clave está hacer ver que todos estamos de acuerdo en que hemos llegado en un punto que no nos lleva a ninguna parte.
- Proponer una estructura: El líder debe ofrecer una estructura de reunión que garantice la escucha, provocar que cada uno tenga que explicar su postura de modo calmado, razonable y responsable, sin duda hará que cada persona tome su tiempo para replantear sus argumentos y expresarlos de una forma más calmada.
- Honrar el acuerdo: Es posible que incluso con la nueva estructura las emociones persistan, y se salten la estructura marcada, interrumpiendo a los participantes y remarcando las discrepancias, si esto ocurre la mejor salida es remarcar que todos hemos acordado una estructura, que tenemos un compromiso y que vamos a respetarlo en beneficio de todos.
Por otro lado, si atendemos a las variables que intervienen e toda conversación hay dos variables a las que debemos prestar mucho cuidado:
La fuerza de la argumentación, referida a qué se dice y cómo se elabora el mensaje, y el grado de empatía entre los interlocutores.
El primer paso para mejorar la capacidad de argumentar y enfrentarnos a una reunión positiva es la preparación, para ello podemos partir de una simple pregunta ¿Qué esperamos obtener de esa reunión? Y escribir la respuesta. Tal vez esta puede ser una buena forma de dar inicio a la reunión. Que todos los participantes escriban en un papel qué esperan obtener de la reunión. En base a esta respuesta prepararemos los mensajes clave, que no deben de ser más de dos o tres, y evitar aquellos aspectos que pueden desviar la conversación de nuestro objetivo. Por lo tanto, además de estructurar la reunión de una forma adecuada, debemos conseguir que la escucha activa reine en el lugar, usar un lenguaje colaborativo, con palabras inclusivas, tales como nosotros, equipo, entre todos… y no olvidemos equilibrar preguntas y afirmaciones.
