Trello es una herramienta de gran ayuda si confías en tu equipo y la usas bien. Si la gestión de uno mismo ya puede resultar complicada hoy en día con todos los cambios y su aceleración, la gestión de equipos o de “los otros” vinculados a una actividad empresarial o de negocio y además en remoto, puede elevar esa complicación a la enésima potencia.
Las herramientas tecnológicas, la solución para muchas organizaciones
Las herramientas tecnológicas de comunicación y gestión de equipos están siendo la solución para que muchas organizaciones puedan seguir adelante con su actividad sorteando riesgos y limitaciones. Pero no debemos confundirnos, una cosa es la competencia y destreza en el manejo de las herramientas y otra muy distinta adaptar la cultura de la empresa a cambios profundos en las formas de hacer. La situación actual requiere de ambas y desde Blue red hacemos que nuestros programas formativos se complementen para cubrir ambas necesidades.
Por ejemplo, pretender realizar un trabajo más colaborativo y menos jerarquizado no se consigue solo con el uso de herramientas colaborativas en la nube como puede ser Trello, que gracias a su flexibilidad y sencillez se ha convertido en una de las más versátiles para adaptarse a múltiples propósitos, de ahí que su uso se haya extendido tanto.
Pero vayamos por partes, aunque Trello es una herramienta sencilla e intuitiva no está demás asegurarse, antes de empezar su uso colaborativo, de que el equipo dedica un tiempo a conocer la herramienta y sus posibilidades. Esto redundará en una mayor comprensión y mejor entendimiento de lo que podemos llegar a hacer con la herramienta y de qué manera podemos hacerlo. Si después de esta autoformación individual realizamos una sesión de equipo para integrar lo aprendido y resolver cuestiones nos ahorraremos, sin duda, muchos malentendidos y gestiones posteriores. Por supuesto, explicar al equipo qué esperamos que nos aporte la herramienta y qué esperamos de cada uno de los miembros con respecto a su uso nos ayudará a vencer resistencias iniciales que todo cambio genera. En esto podemos apoyarnos en aquellos que sabemos que adoptan con rapidez las nuevas formas de hacer.
En esencia, Trello es un tablero sobre el que apoyarnos para hacer desde una sencilla gestión de tareas hasta la planificación y gestión de proyectos, dividiendo las tareas del proyecto en listas y añadiendo todas las posibilidades de colaboración y conexión con otras herramientas puede hacerse bastante más complejo y potente. Pero también puede servirnos para:
- Gestión de reuniones. Contemplando una lista de temas a tratar (agenda de la reunión) que vamos pasando a otras listas conforme las tratamos o quedan pendientes para siguientes reuniones. Además, con la ventaja de servir como registro o acta de la reunión.
- Gestión de bugs o errores, o como sistema de ticketing con el que gestionar un servicio de atención al cliente o un equipo de soporte que debe resolver incidencias en función de diferentes prioridades. Esto es especialmente útil cuando tenemos cuellos de botella que necesitamos optimizar
- Como CRM si generamos una tarjeta para cada lead y hacemos listas que representen las diferentes etapas de nuestro proceso de venta (el típico embudo o “funel”). De esta manera los tratos representados por las tarjetas van avanzando en las diferentes etapas (listas) hasta la venta o pérdida de la oportunidad.
- Como agenda para la publicación de artículos y posts. Esto es muy útil para departamentos de marketing en los que la estrategia de contenidos es fundamental y necesitan organizar quién publica qué y dónde y cuándo lo hace.
- Muchas otras posibilidades como podéis ver aquí.
Algunas reflexiones para un uso responsable de Trello:
Liderazgo.
La herramienta no exime del liderazgo, compartir la visión y alinear al equipo con los objetivos y la estrategia sigue siendo una responsabilidad principal e ineludible.
Dar responsabilidad y ejercer la responsabilidad.
Cuando lo usamos como herramienta colaborativa debemos asumir que estamos dando responsabilidad a los colaboradores para que materialicen esa colaboración. Un exceso de control no será muy operativo, si empezamos a abarrotar las listas de tarjetas que requieren de nuestra supervisión probablemente necesitemos aprender a delegar o contratar gente más competente. Tampoco podemos irnos al exceso contrario y abdicar de nuestras responsabilidades porque ya lo hemos puesto por escrito en una tarjeta con un plazo. Asegurarnos de que nuestros colaboradores sepan lo que tienen que hacer, dispongan de los recursos para llevarlo a cabo y cuenten con el resto del equipo para resolver incidencias depende de que sigamos comunicando de manera efectiva
Transparencia y accesibilidad de la información.
Al usar Trello todo el equipo visualiza quién hace qué y la información necesariamente se comparte para avanzar adecuadamente en los proyectos. Esto forma parte de la colaboración y permite esa responsabilidad de la que hablábamos en el punto anterior. Los miembros del equipo cuentan con la información necesaria para actuar y tomar decisiones. Depende de nosotros el nivel de jerarquía que queramos aplicar aquí, pero debemos ser conscientes del exceso de burocracia que podemos generar.
Cargas de trabajo compartidas.
Echar un vistazo a las tarjetas en función de las personas responsables nos puede dar una idea rápida de si estamos sobrecargando colaborativamente a alguien. De ser así nos vendrá bien leer algunos consejos para evitar la sobrecarga de nuestras mejores personas, pues sí, es a éstas a las que tendemos a sobrecargar. Si no somos capaces de resolver la sobrecarga deberemos asumir que tenemos un equipo desequilibrado y en el que deberemos hacer cambios antes de que el burnout de nuestros mejores colaboradores les haga abandonar el proyecto.
Integración con otras herramientas.
Integración con otras herramientas y automatizaciones para agilizar. Si te ves repitiendo una tarea una y otra vez deberías empezar a pensar en formas de automatizarla, al menos en parte (Zappier, ITTT, PieSync…)
Organización visual de los recursos.
Organización visual de los recursos, aprovéchala. Trello es un tablero, es una herramienta visual, si te ves haciendo scroll constantemente entre listas, probablemente estarás perdiendo esa capacidad visual de ver de manera global un proyecto y al mismo tiempo destacar los aspectos esenciales. Para ver los detalles haz click. Esa visualización permite identificar rápidamente recursos disponibles y cuellos de botella, algo tan sencillo como saber en qué está cada persona del equipo y gestionar las prioridades de trabajo, ver tareas que se acumulan sin ejecutar… debe servirte para optimizar.
Disponer de criterios de calidad compartidos.
Definir los criterios que marcan una tarea como hecha y digna de pasar a la siguiente etapa (lista) y que sean compartidos por todo el equipo nos ahorrará mucho tiempo en “retrabajos” y retrasos.
Diferenciar los roles, evitar duplicidades o difusión de la responsabilidad.
Tener que estar al tanto del avance de una tarea no significa que la tarea nos pertenezca como autores, simplemente basta con seguirla. Si introducimos a varios miembros del equipo como participantes activos de una tarea, será porque deben colaborar entre ellos para completarla y deberán tener claro qué debe hacer cada uno o ¿quizá se trata de dos o más tareas relacionadas? En este último caso, dividámosla y asignemos las nuevas tareas al miembro correspondiente.
