La perfección es algo difícil de alcanzar, pero suele ser un objetivo. A nivel empresarial esto también sucede y, en ese sentido, se alude a la excelencia empresarial. La excelencia empresarial es la suma de unas actuaciones sobresalientes en la administración de una empresa para conseguir los resultados esperados.
El método Deming, una técnica creada por William Edwards Deming, es un sistema cuya principal característica es la mejora continua. Empezó a usarse en el Japón devastado de la segunda guerra mundial. El país debía reconstruir su industria y sus servicios con muy pocos medios y los japoneses idearon la filosofía Kaizen (de Kai -cambio-, y Zen -bueno-) a partir de las aportaciones del teórico William Edwards Deming.
La metodología Deming busca la optimización constante de las actividades empresariales a través de cuadro etapas. Una vez que se llega a la última etapa, la empresa debe volver a comenzar. La aplicación de estas cuatro etapas del ciclo de Deming permite reevaluar los procesos una y otra vez de forma cíclica asegurando así el progreso continuo de la organización.
El ciclo de Deming es también denominado ciclo PDCA, por sus siglas en inglés de las etapas, Plan, Do, Check y Act. De igual manera, se le conoce como espiral de mejora continua o ciclo PHVA, debido a la traducción en español de sus etapas Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.
Las etapas del ciclo de Deming son:
1. Plan (planificar)
Es la primera etapa del ciclo de Deming y es donde se identifica el problema, se crean objetivos para solucionarlo y se designan las acciones para lograr dichos objetivos.
En todo proceso debe existir una planificación. En ocasiones las empresas suelen actuar sin ella, empiezan desde el do (hacer) y de ese error derivan esfuerzos, dinero y tiempo perdidos porque el proceso debe volver a rehacerse. Para no caer en ese craso error es fundamental una programación, un plan de acción donde se definan muy bien los objetivos, los medios a emplear y las posibles dificultades que pueden llegar a surgir a modo de variables. Si se planifican las adversidades que pueden llegar a surgir, la respuesta es mucho más rápida que cuando éstas surgen por sorpresa.
2. Do (hacer)
Es la fase de pasar a la acción propiamente dicha. En esta fase, se llevan a cabo los cambios para implantar la mejora propuesta. Es aconsejable practicar antes con una prueba piloto (hacer un testing) antes de realizar los cambios a gran escala. Para las pequeñas y medianas empresas esta prueba piloto no es imprescindible.
3. Check (verificar)
Es la fase de control. Una vez se ha planificado lo que se va a cambiar y se ha procedido al cambio, se miden los resultados. Existen muchas herramientas de medición. Si se descubre que no se han obtenido los resultados fijados en la primera fase, habrá que modificarla en la última fase del método.
4. Act (actuar)
En la última etapa del ciclo Deming se toman decisiones con base en el aprendizaje obtenido. Si hubo errores, se definen acciones correctivas. Si por el contrario los resultados fueron óptimos, se documenta dicho cambio y se integra dentro de los procesos empresariales.
El ciclo PDCA se puede implementar en empresas de todos los tamaños para el desempeño de proyectos simples o complejos.
¿ Cuáles son las ventajas del método Deming?
– Mayor eficiencia y efectividad
En este sentido la importancia del ciclo de Deming se basa en que, cuando se hace la evaluación de forma continua, se logra detectar fallos o actividades innecesarias. Por lo que, tomar decisiones para solucionar estos obstáculos a través de las etapas del ciclo de Deming permite reducir costes, aumentar la productividad, incrementar la rentabilidad e impulsar la competitividad empresarial.
– Mejora continua
El ciclo PDCA proporciona una mejora continua precisamente porque funciona de forma cíclica. Cada parte de un proyecto o actividad pasa por la misma etapa varias veces, asegurando que los errores se puedan corregir.
– Mejora de la gestión de riesgo de los proyectos
Cuando se aplica de manera bien estructurada, manteniendo la identificación, el control y el monitoreo de todas las características del proyecto y de cada paso, se amplifican los posibles riesgos, lo que permite su gestión para reducir los impactos negativos en el plan propuesto.
La predicción de situaciones de riesgo potencial ayuda en la adopción de medidas de protección y prevención, haciendo que todos los involucrados en el proyecto sean conscientes de los cuidados que se deben tener en cada etapa. De esta forma, es posible fomentar comportamientos proactivos en el equipo de colaboradores, visualizando y evitando escenarios desfavorables antes de que ocurran, y no simplemente reaccionando ante situaciones que ya se han manifestado.
– Facilita la toma de decisiones
En este sentido, el ciclo PDCA es un aliado fundamental porque permite obtener información valiosa que servirá de base y referencia analítica para la toma de decisiones cada vez más racionalmente sostenidas, proporcionando al negocio una mejora creciente en sus procesos productivos, así como en sus resultados.
Muchas empresas confían en la aportación del ciclo Deming como vehículo estratégico necesario para establecer sinergias, optimizar procesos y estructuras y obtener importantes reducciones en la línea de costes de toda la organización.
La metodología PDCA impulsada por Deming resulta de gran utilidad como una forma de ver las cosas que puede ayudar a la empresa a descubrirse a sí misma y orientar cambios que la conviertan en una organización más eficiente y competitiva. Los principios presentes en el método brindan un potencial de crecimiento casi ilimitado y las acciones de análisis de resultados y verificación de puntos de mejora acercan a la organización a una cultura hacia la excelencia.
