El ritmo vertiginoso de la modernización y el aumento de las expectativas de los clientes están impulsando a las organizaciones hacia la transformación de los negocios para alcanzar la excelencia. En un mundo donde la velocidad es un factor cada vez más determinante, la flexibilidad de las empresas resulta imprescindible para adaptar y modificar los procesos y prácticas con el fin de mantenerse competitivas.
Las nuevas tecnologías y los avances en materia informática han permitido que la automatización del flujo de trabajo sea uno de los pilares clave a la hora de gestionar de manera eficiente la cadena de suministro.
¿Qué se entiende por automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo es un proceso que permite que la información, sea del tipo que sea, llegue a su interlocutor en el momento en el que él la precisa. Todo esto es posible gracias a sistemas informáticos que hacen que toda la información se almacene y se distribuya de manera automatizada, haciendo que el factor humano intervenga lo mínimo posible, concretamente, en casos muy excepcionales.
La automatización del flujo de trabajo utiliza la tecnología para automatizar los procesos y reemplazar el trabajo manual con lógica basada en informática que hace que toda la información se almacene y se distribuya de manera automatizada. La automatización del flujo de trabajo hace que las operaciones sean más eficientes, flexibles y visibles, ya que permite que cada paso se defina y optimice con el fin de lograr la máxima eficiencia posible.
La automatización de los flujos de trabajo se refiere a tareas manuales, gestión de archivos, documentación e impresión, así como a datos. El concepto tiene como objetivo hacer que estas “transacciones” entre usuarios, tareas, documentos y datos sean lo más fluidas y funcionales posible, sin ralentizar el funcionamiento de una empresa. La automatización del flujo de trabajo siempre significa velocidad y eficiencia.
Poniendo en marcha la automatización
En el sector TI, los proveedores de plataformas de software para la gestión de servicios han adoptado múltiples niveles de automatización, lo que les permite proporcionar servicios que utilizan tecnologías emergentes como la Inteligencia Artificial, al tiempo que garantizan una experiencia óptima para el empleado. Las organizaciones que incorporan experiencias de conocimiento interactivo, como el uso de multimedia para ayudar a sus usuarios a resolver problemas sencillos, aumentan la probabilidad de que los asuntos internos se resuelvan más rápidamente y que el tiempo crucial de los empleados pueda dedicarse a tareas más importantes relacionadas con su función central.
Cuando las empresas implementan la automatización inteligente de servicios, basada en tecnologías de autoayuda, los profesionales de TI y el resto de empleados en la organización tienen la capacidad de centrarse en otras tareas que generan más valor a la empresa.
La automatización del flujo de trabajo ofrece muchas ventajas a las empresas porque permite formas de trabajo más efectivas y mejora la participación de los empleados, la colaboración y la eficiencia de los procesos.
- Se aumenta el control que se tiene a lo largo del proceso.
- El riesgo de fallos y errores se reduce ya que, al automatizar los flujos de trabajo, se consiguen detectar excepciones a tiempo, con lo que se pueden corregir rápidamente impidiendo que los errores lleguen a más.
- El tiempo de gestión se reduce, gracias a que toda la información necesaria para poder proseguir con las tareas está informatizada.
Aumenta la eficiencia
Casi todas las partes de un negocio exitoso dependen de que la información esté disponible para las personas apropiadas en el momento adecuado. Sin embargo, el flujo de información a menudo se ve obstaculizado por procesos manuales que no son lo suficientemente rápidos y eficientes. Los sistemas manuales y el papeleo a menudo retrasan las operaciones porque los documentos van de un escritorio a otro o de una oficina a otra para obtener las aprobaciones necesarias. Después de que hayan sido aprobados, otra persona debe recopilar y subir los datos. Es un proceso que consume mucho tiempo y es propenso a errores porque es bastante fácil perder información o ingresar datos incorrectos.
Optimiza tu negocio
La automatización de flujos de trabajo puede transformar un negocio en uno más productivo y eficaz. El principal beneficio del flujo de trabajo automatizado es que ahorra tiempo y eso permite que los empleados puedan realizar otras tareas productivas en vez de repetir una acción mecánica una y otra vez.
- Y por último, y no por ello menos importante, al estar todo informatizado se reduce el uso de papel, contribuyendo a una empresa más sostenible y comprometida con el medio ambiente.
¿Cómo construir un flujo de trabajo automatizado eficiente?
Identificar tus recursos
Antes de crear un flujo de trabajo para un proceso específico es necesario interiorizar acerca de los problemas que enfrenta una organización, analizar qué se espera de la automatización del flujo de trabajo y verificar si se tienen los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
Establecer una lista con las tareas que deben realizarse
Es fundamental comprender la estructura de las tareas y la forma en que se intercambia información entre los distintos departamentos antes de diseñar un flujo de trabajo. Una vez se conoce la estructura de la tarea, es muy importante determinar quién formará parte del flujo de trabajo y enumerar todas las responsabilidades específicas y los recursos necesarios para lograr los objetivos. Sobre la base de ese análisis, se crean roles específicos y se establecen las responsabilidades de cada paso y cada tarea.
Elegir el software adecuado
Debes considerar la plataforma o el software más adecuado para implementarlo y usarlo. Un sistema de automatización de flujo de trabajo debería permitir a las personas trabajar de una manera fácil y rápida. Por lo tanto, es necesario que tenga una interfaz amigable y que sea adaptable y de fácil acceso para los usuarios.
Diseñar diagramas de flujo de trabajo para visualizar el proceso
Al crear un diagrama de flujo de trabajo, se puede ver fácilmente todo el proceso. Un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual de un proceso de negocios y puede ser útil para comprender todos los pasos necesarios para completar una tarea. Idealmente, esta visualización debe incluir a los individuos responsables de cada paso.
Testear el flujo de trabajo
¿Cómo saber si el flujo de trabajo creado funcionará como se espera? Un simple test permite dilucidar estas dudas, solucionar los problemas y asegurar que todos los pasos y equipos funcionen como se espera. Este último paso debe involucrar a todas las personas que formen parte del flujo de trabajo para que puedan ayudar a descubrir problemas y descubrir qué funciona y qué no. Recopilar esos comentarios y utilizar los datos para modificar y mejorar el flujo de trabajo automatizado permite acelerar y optimizar el proceso.
La automatización del flujo de trabajo es un paso clave hacia el crecimiento y el éxito. Se mejora la productividad al reducir el tiempo, el esfuerzo y los recursos dedicados a cada tarea, ofreciendo a la empresa la ventaja de mantenerse a la vanguardia en un mercado actual altamente competitivo
