Nuestro tiempo es quizá lo más valioso que tenemos y saber protegerlo de los llamados “ladrones de tiempo”, valga la redundancia, nos hará ser más productivos y eficaces en nuestro desempeño profesional pero también disponer de más horas para poder dedicarlas a aquello que queramos ya sea realizar un programa formativo o dar un paseo por la playa. Seguro que en algún momento has deseado que el día tuviese 30 horas, pero como esto no es posible, en este artículo vamos a tratar de identificar cuáles son los principales ladrones de tiempo y dar algunas pautas para mantenerlos a raya.
En la lista de sospechosos habituales encontramos algunos que son internos, es decir, que dependen de nosotros y nuestra forma de afrontar el día a día y otros que son externos y, por tanto, más difíciles de controlar, aunque sí que existen algunas recomendaciones que nos pueden ser de utilidad.
Entre los primeros, podemos encontrar:
No saber decir que no o no saber delegar
Es muy importante ser conscientes de nuestros conocimientos y habilidades y también de nuestra disponibilidad y nuestra energía (que es finita). No podemos decir siempre que sí a todo lo que nos propongan. Solo deberemos hacerlo cuando realmente seamos la persona indicada para desarrollar esa tarea/proyecto o cuando realmente nos interese o nos motive hacerlo. Aprender a delegar evitará que nos ocupemos de tareas que otros podrían hacer más fácilmente o con un menor coste.
Para ello, deberemos rodearnos de colaboradores, empleados, etc. en los que verdaderamente confiemos o formarles en aquellas habilidades que vayamos a requerir. Además a la hora de delegar debemos asegurarnos de que nuestro mensaje (nuestro encargo) es claro y que todo el mundo que esté implicado sabe cuál es su rol. Los malentendidos, las tareas realizadas por duplicado o que han quedado en el limbo, son un gran robatiempos. Pero no solo estamos hablando de temas profesionales, a lo mejor ir a la escapada de fin de semana que proponen tus ex compañeros de la facultad no es buena idea (por mucho que haga que no os veis) o no puedes encargarte tu de llevar a tus hijos y sus amigos al partido de baloncesto que tienen el domingo. A la hora de decir que no, el mejor consejo que os podemos dar es ser claros y sinceros desde el principio.
Antes que hacer las cosas a medias y sin la actitud necesaria, es mejor decir que no y explicar bien a nuestro interlocutor los motivos
Procrastinar, o tener dificultades a la hora de tomar decisiones
Evidentemente no hay que hacer las cosas a lo loco, pero muchas veces esperar a tener toda la información sobre la mesa y todas las variables controladas antes de tomar una decisión, puede hacer que perdamos oportunidades (un proyecto de trabajo o una oferta de viaje, por ejemplo). Dicho esto, no es lo mismo tomar decisiones estratégicas o que vayan a tener un gran impacto en nuestras vidas que otras decisiones menores. Además no debemos olvidar que la indefinición es una gran fuente de confusiones, malestar y malentendidos. También debemos evitar dejar para otro momento las tareas que no nos “apetece” hacer por el motivo que sea. Las cosas debemos hacerlas según su prioridad y siguiendo nuestros objetivos. Procrastinar además suele hacernos sentir culpables y tener muchas tareas inconclusas nos estresa.
No tener foco. Para aprovechar al máximo nuestro tiempo y poder priorizar nuestras tareas del día a día, debemos tener claros cuáles son nuestros objetivos, tanto laborales como vitales. Solo si sabemos hacia donde queremos ir, evitaremos malgastar nuestro tiempo en actividades superfluas y que no nos aportan valor.
El desorden. Seguro que has oído hablar del método KonMarie para mantener el orden en casa (y que también puede trasladarse a la oficina) o de los beneficios del minimalismo en todos los aspectos de la vida.Tener un espacio de trabajo (ya sea virtual o físico) ordenado puede hacer una gran diferencia en nuestra productividad.
Un ejemplo: muchas veces el escritorio de nuestro ordenador se convierte en una suerte de cajón desastre en el que almacenamos de todo. Tener una estructura clara de carpetas, una forma definida de nombrar los documentos (sobre todo las fotos y las descargas que hacemos de la red que solemos guardar con el nombre que traen por defecto), nos puede ahorrar mucho tiempo.
Otros factores relacionados con nuestro estilo de vida, también pueden ayudarnos a mejorar nuestra falta de concentración y mejorar nuestra productividad y gestión del tiempo. Debemos intentar descansar lo mejor posible, comer sano y hacer ejercicio de forma periódica.
Entre los ladrones de tiempo que no dependen exclusivamente de nosotros, podemos encontrar:
Interrupciones
El impacto de las interrupciones en nuestro día a día es más perjudicial de lo que a priori podemos imaginar. Al margen de lo que dura la interrupción en sí misma, los expertos calculan que necesitamos entre 10-15 minutos para volver al nivel de concentración previo a la interrupción en la tarea que estábamos desempeñando. Además de romper nuestra concentración y nuestro ritmo, las interrupciones obligan a nuestro cerebro a esforzarse en constantemente en cambiar el foco y esto hace que lleguemos al final del día más cansados y estresados. Además acentúan la sensación de que no llegamos a abarcar todo lo que nos gustaría y nos hacen sentirnos de mal humor. ¿Qué podemos hacer para combatirlas?
- Una buena idea es hacer durante un par de días una lista de las interrupciones que sufrimos a lo largo del día para ser más conscientes de ella.
- Comunica tus rutinas. No está de más que tu entorno sepa que en determinado horario no recibes visitas o no coges llamadas o que solo respondes emails a primera hora del día.
- Intenta trabajar en bloques cortos, dividir tu jornada, te hará menos propenso a las interrupciones.
- Mantén a raya a los “pesados habituales”. Si en tu empresa hay algún compañero especialmente pesado o tienes algún amigo que destaca por ser inoportuno, trata de no seguirle el juego y sé claro con él. En el trabajo, por ejemplo, puedes utilizar cascos como medida disuasoria y evitar conversaciones no deseadas.
- Si no has podido evitarla, intenta minimizarla. Si alguien se presenta de improviso y no tienes tiempo para atenderle intenta, por ejemplo, que no tome asiento y no des rodeos. Se directo y ve al grano.
Correo, redes sociales y mensajería instantánea
Hemos integrado de tal forma en nuestro día a día el email, las redes sociales, las aplicaciones del móvil, etc. que son como parte de nosotros. Las abrimos y utilizamos de forma automática. Sin darnos cuenta. ¿Qué podemos hacer?
- Desactiva todas las notificaciones y establece unos cuantos momentos al día en los que entrar y revisar tu bandeja de entrada, los feeds de tus redes sociales o los mensajes del whatsapp.
- Está en aquellas redes en las que realmente te interese estar. Si no te aporta nada, mejor date de baja.
- Practica la navegación consciente. Es el mindfulness aplicado a la navegación por Internet. ¿Qué te ha llevado a abrir ese enlace? ¿Qué te lleva a seguir haciendo scroll en tu feed de Facebook sin parar? ¿Me sirve de algo lo que estoy leyendo?
El teléfono (llamadas y whatsapps)
Quien te llama o envía mensajes de texto se aprovecha de la ventaja de poder localizarte 24/7. Pero que él disponga de tiempo para llamarte y de una herramienta para ‘perseguirte’ no quiere decir que tú tengas que estar disponible. Sin embargo, el peligro del teléfono móvil es, al mismo tiempo, su principal ventaja: no tienes la obligación de contestar en el momento.
La televisión
En este mismo bloque podríamos incluir la televisión. La media de consumo de televisión en España es de 227 minutos, es decir, de 3’7 horas aunque la mayoría de nosotros reneguemos de la mala calidad de los programas. Es una cuestión cultural y de costumbres. El truco para vencer a este ladrón de tiempo es ir recortando poco a poco el tiempo de exposición y ver cosas concretas que queramos ver, no el “voy a ver que echan hoy”. También ayuda mucho pensar de antemano a qué vamos a dedicar el tiempo que no dediquemos a la televisión. Seguro que hay muchas cosas que piensas que no tienes tiempo de hacer y que te gustaría como darte un largo baño, hacer algo de meditación o leer.
Reuniones
Si 8 personas pierden 30 minutos en una reunión, son 4 horas de trabajo perdidas. En primer lugar, siempre hay que evaluar la necesidad de la reunión y convocar sólo a las personas implicadas. Se deben preparar correctamente de antemano, definiendo los temas a tratar y estableciendo un tiempo máximo. Durante las reuniones debemos ser lo más activos, dinámicos y participativos posible. Ya que estamos allí que sirva para algo. Al finalizar es útil que exista un acta. Dejar constancia de lo que se ha dicho y de los compromisos y tareas resultantes, junto con quién debe ejecutarlas, es clave para que las reuniones no sean una pérdida de tiempo.
Desplazamientos
A lo largo del día realizamos muchos desplazamientos, de casa al trabajo y viceversa, a la hora de la comida, al colegio, a una reunión, a actividades extraescolares, al gimnasio, etc. Si lo analizamos los traslados nos quitan mucho tiempo a lo largo del día y suelen ser bastante estresantes porque el tiempo que nos va a llevar cubrir un trayecto no depende exclusivamente de nosotros. El tráfico, la meteorología, la puntualidad o impuntualidad de terceros, el correcto funcionamiento del transporte público, obras, etc. pueden interferir y escapan a nuestro control.Medidas como la flexibilización de la jornada laboral, el teletrabajo o la asistencia remota pueden ayudarte a resolver o al menos paliar esas pérdidas de tiempo.
